Pravidlo v emailové schránce pro přeposláni emailu

Základní

S tím jak lidi čerpají dovolenou, tak řeší co s emailem v době jejich nepřítomnosti. Někteří delegují přístup do svoji emailové schránky, jiní pouze zapínají agenta Mimo kancelář s vhodným komentářem.

Jsou ale i tací, kteří nechtějí delegovat přístup ke svoji emailové schránce a zpřístupnit tak historicky všechny emaily adresované na jejich jméno, ale chtějí to řešit pomocí přeposláni emailu kolegovi. Stále mne překvapuje že mnozí uživatelé vůbec netuší, že si toto přeposláni emailu mohou nastavit sami aniž by museli kontaktovat správce serveru nebo IT podporu.

Situace: Uživatel Karel Smrček odchází na dovolenou a chce aby po dobu jeho nepřítomnosti byly kopie emailových zpráv odeslány na kolegu Petra Borovičku. Petr Borovička požaduje aby tyto emaily byly zařazeny v samostatné složce.

Kroky které musí udělat Karel Smrček pro přeposláni emailu

  1. Otevře emailovou schránku
  2. Přepne se do pohledu Nástroje – Pravidla
  3. V pruhu akcí klikne na akci Nové pravidlo
  4. Položku podmínka nastaví na Všechny dokumenty a klikne na tlačítko Přidat
  5. Položku akce nastaví na Odeslat kopii v upřesnění ponechá úplné
  6. Ze seznamu vybere adresu příjemce Petr Borovicka/MaHa/CZ a tlačítko Přidat akci
  7. Pro zavření definice pravidla klikne na OK

Smrcek

V tomto okamžiku se pravidlo přidalo nakonec do seznamu pravidel.

Kroky které musí udělat Petr Borovička

  1. Otevře emailovou schránku
  2. Pokud neexistuje složka do které se mají emaily řadit tak ji nyní vytvoří
  3. Přepne se do pohledu Nástroje – Pravidla
  4. V pruhu akcí klikne na akci Nové pravidlo
  5. Položku podmínka nastavit na Komu nebo Kopie obsahuje Smrcek a klikne na tlačítko Přidat
  6. Přidáme další podmínku z operátorem OR a nastavíme Na vědomí obsahuje Smrcek a klikne na tlačítko Přidat
  7. Položku akce nastaví na Přesunout do složky, vybere složku do které mají být emaily zařazeny a klikne na tlačítko Přidat akci
  8. Pro zavření definice pravidla klikne na OK

Borovicka

V tomto okamžiku se pravidlo přidalo nakonec do seznamu pravidel.

S čím je potřeba počítat

  • emaily jsou uloženy i ve schránce pana Smrčka => schránka se mu bude plnit a může se stát že vyčerpá přidělenou kvótu => přestanou mu být doručovány emaily
  • pokud bude email adresovaný na pana Smrčku i Borovičku, tak v emailové schránce pana Borovičky budou oba emaily zařazeny ve zvolené složce
  • v případě, že dojde k překročení kvóty emailové schránky pana Borovičky, tak odesílateli emailu bude odeslána informace o nedoručení, což může být pro odesílatele matoucí (posílal email panu Smrčkovi a přišlo mu info že email nebyl doručen panu Borovičkovi).
  • v případě, že správce serveru zakázal přeposílání emailů na základě pravidel, tak výše uvedený postup nebude fungovat

Možnosti rozšíření

  • vhodným pořadím pravidel je možné přeposlané emaily mazat
  • vhodným upravením podmínky je možné přeposílat např. pouze emaily doručené z internetu

One Comment

  1. Pingback: IBM Notes a odpověď v nepřítomnosti - Jak na Lotus

Leave a Reply