Události v IBM Connections a jejich zobrazení v IBM Notes nebo MS Outlook

Základní

udalosti_iconJednou z aplikací, které je možné přidat v Komunitě v IBM Connections jsou Události. Jak již název napovídá tato aplikace umožňuje vytvářet položky událostí a ty může být vhodné zobrazit v kalendáři. Pojďme se podívat ne příklad použití.

Modelová situace

IT oddělení ve firmě chce pro ostatní zaměstnance zveřejňovat informace o nedostupnosti informačních systémů a služeb. Jednou z možností jak tyto informace zveřejnit je využítí IBM Connections a její aplikaci Události.

Uživatele nemusejí nutně zajímat informace o odstávkách všech informačních systémů a služeb ve firmě, ale pouze z těch se kterými pracují. K tomuto účelu je možné velmi dobře využít přidání událostí do různých komunit nebo je možné použít i pouze jednu komunitu (např. Servisní odstávky) a k událostem přidat vhodné tagy. To záleží na konkrétním prostředí a využití IBM Connections jako celku.

Naše modelová situace je postavena na tom, že existuje jedna komunita IBM Collaboration Solutions, která obsahuje aplikaci Události ve které jsou zveřejňovány všechny informace týkající se odstávek jednotlivých komponent (IBM Domino, IBM Sametime, IBM Traveler, IBM Connections, …).

Přidání aplikace Události do Komunity

  1. Otevřete požadovanou komunitu
  2. V pravém horním rohu klepněte na položku „Akce komunity“ a vyberte položku „Přidat aplikace“
  3. V nabídce aplikací klepněte na „+“ u položky Události. Tím dojde k jejímu přidání do komunity a následně je dostupná v levém menu
    Udalosti
  4.  Nastavení oprávnění členů komunity pro aplikaci Události se provádí v nastavení komunity a na výběr je ze dvou úrovní:
    • Autor (členové komunity mohou vytvářet a upravovat své vlastní události)
    • Čtenář

Vytvoření položky události

Při vytváření události jsou k dispozici podobné položky jako v kalendářové položce Akce v klasickém klientovi IBM Notes.

Udalosti_vytvoreni

Zatržením položky „Oznámit členům komunity“ zobrazíte seznam členů ze kterého můžete vybrat ty, kterým chcete poslat upozornění na vytvářenou událost.

Udalosti_odeslani

Máte-li vše nastaveno klikněte na tlačítko Uložit. Dojde k uložení položky a pokud jste nastavili odeslání oznámení do komunity, tak se toto oznámení odešle.

Zobrazení položek událostí

Zobrazení položek událostí je možné buď jako seznam nebo jako standardní kalendářový „pohled“ se zobrazením jeden den, dva dny, pět dní, týden a nebo měsíc.

Udalosti_seznam

Udalosti_mesic

Udalosti_tyden

Přihlášení se na událost a komentování události

Konkrétně v našem modelovém případu nemá smysl se na události přihlašovat, ale obecně je možné se na jakoukoli událost přihlásit. To rozšiřuje možnosti využití událostí např. k získání přehledu o tom, kdo se bude účastni konkrétní akce.

Komentáře událostí jsou pro náš modelový případ již použitelnější a můžeme je využít například k informování uživatelů o průběhu prováděné odstávky nebo servisního zásahu.

Udalosti_detail

Zobrazení událostí v kalendáři

Jak již nadpis napovídá, je možné položky událostí přidat do kalendářů IBM Notes a MS Outlook. Po kliknutí na „Přidat do osobního kalendáře“ se zobrazí dialog s URL odkazem na kalendář ve kterém jste klikli na „Přidat do osobního kalendáře“.

udalosti_link_all

Chce získat odkaz na události obsahující pouze některý tag? Prvně vyfiltrujte kliknutím na požadovaný tag požadované události a následně klepněte na „Přidat do osobního kalendáře“.

K čemu to je dobré? Ne vždycky vás musí zajímat všechny události uvedené v kalendáři a vhodně zvolené tagy u událostí vám mohou umožnit zobrazení pouze relevantních položek. V naší modelové situaci jsem u některých položek použili tak „domino“, „sametime“ a „update“. Nyní tak máme možnost přidat si kalendář zobrazující položky týkající se konkrétního produktu nebo položky update. Navíc pro každý kalendář si v IBM Notes mohu zvolit jinou barvu.

Udalosti_link_domino Udalosti_link_sametime

Přidání do kalendáře v IBM Notes

  1. Zobrazte požadované události
  2. Klepněte na položku „Přidat do osobního kalendáře“
  3. Klepněte na URL adresu uvedenou v dialogu
  4. V dialogu přidat kalendář se automaticky nastaví typ kalendáře iCalendar feed a předvyplní se URL adresa
  5. Přepněte se na A private calendar
  6. Vyplňte položku Label, User name, Password a případně změňte barvy položek přidaného kalendáře
  7. Chcete li mít kalendář dostupný i offline nebo v mobilním telefonu, zatrhněte položku View this calendar when offline or mobile deviceUdalosti_add_to_calendar
  8. Máte li vše nastaveno klikněte na OKUdalosti_add_to_calendar_1

Pokud máte rozdělení dle tagů, opakujte výše uvedený postup pro všechny požadované tagy. Následně si kalendáře může vypínat a zapínat stejně jako jiné kalendáře v IBM Notes.

Udalosti_notes_calendar

Přidání kalendáře do MS Outlook

  1. Zobrazte požadované události
  2. Klepněte na položku „Přidat do osobního kalendáře“
  3. Klepněte na URL adresu uvedenou v dialogu
  4. Budete vyzváni k zadání přihlašovacího jména a hesla k IBM Connections
    Udalosti_outlook_login
  5. V případě, že přihlášení proběhne správně zobrazí se okno pro potvrzení zda skutečně chcete přidat kalendář.
    Udalosti_outlook_add_calendar
  6. Po kliknutí na tlačítko upřesnit máte možnost zadat název kalendáře a jeho popis. Vyplňte dle libosti, kliknutím na tlačítko OK, možnosti odběru zavřete a kliknutím na Ano přidejte odběr do kalendáře.
    Udalosti_outlook_add_calendar_options

Pokud máte rozdělení dle tagů, opakujte výše uvedený postup pro všechny požadované tagy. Následně si kalendáře může vypínat a zapínat stejně jako jiné kalendáře v MS Outlook.

Udalosti_outlook_calendar

Co říci závěrem

Pokud Vám tento článek dal další inspiraci jak využít IBM Connections v organizaci, tak jsem rád a splnil svůj účel. Chcete-li si vyzkoušet postupy popsané v tomto článku, můžete k tomu využít IBM Connections na serveru na adrese http://greenhouse.lotus.com.

Jsem sám nebo nás je více komu se zdá že zobrazení více kalendářů v MS Outlook je krajně nepřehledné a nepraktické? Osobně si nedokáži představit že bych tímto způsobem měl mít zobrazeny např čtyři kalendáře tak jako je mám v IBM Notes. Možná to je ale jen někde schované v nastavení a i v MS Outlook se dá více kalendářů zobrazit v jednom.

Vyzkoušel jsem přidat položky do kalendáře v OS X a do Google Calendar, ale ani do jedné aplikace přidání není možné.

Udalosti_add_calendar_osx Udalosti_add_calendar_google

Leave a Reply