Uložení a sdílení emailu na pár kliknutí

Základní

Poslední dobou jsem měl pár dotazů s požadavkem jak sdílet zprávu z emailové schránky s někým dalším aniž by meslo být nastaveno sdílení emailové schránky. Přitom byl požadavkem:

  • aby sdílená zpráva obsahovala všechny informace které jsou běžně dostupné pokud je zpráva otevřena z emailu.
  • bylo možné její jednoduché komentování
  • bylo vidět kdo si ji stáhnul
  • bylo možné řídit kdo k této zprávě bude mít přístup.

Toto se může hodit pokud např. zaměstnanec končí pracovní poměr a chce nebo potřebuje některé emaily předat kolegům. Nebo třeba pokud jsou nějaké emaily k projektu a je potřeba jejich sdílení v rámci týmu napříč firmou nebo i s externími dodavateli.

Můžete na to vymýšlet různé aplikace a udělátka, emailové zprávy exportovat do MSG nebo EML souborů a následně je přes různá úložiště nebo sdílené disky sdílet. Nebo můžete využít IBM Connections a jejich standardní funkcionalitu a napojení na MS Outlook, IBM Notes, MS Office a Windows a na pár kliknutí uložit email přímo z IBM Notes nebo MS Outlook přímo do modulu Soubory, Komunity, Aktivity nebo Wikiweby.

Co k tomu bude potřeba

  • IBM Connections v Cloudu nebo On-Premises. Pokud máte IBM Domino/Notes licence, tak jejich součástí je i licence pro modul Soubory a Profiles v IBM Connections.
  • Instalovaný plugin-in do MS Outlook nebo IBM Notes (podle toho který používáte pro email)

Jak na uložení emailu v MS Outlook

  1. Pravým tlačítkem myši kliknout na požadovaný email
  2. Z nabídky vybrat položku „Uložit zprávu do produktu IBM Connections“
  3. Vybrat kam chcete email uložit

email_outlook_to_ic

Nevýhodou uložení z Outlooku je, že soubor je ve formátu MSG což je proprietární formát MS Outlook a v jiném email klientovy se mi ji nepovedlo otevřít.

Pozn.: Pokud otevřete email s přílohou, kliknete pravou myší na přílohu, zvolíte „Uložit přílohy do produktu IBM Connections“ a vyberete místo kam chcete přílohu uložit, můžete vybrat zda se po uložení do Connections nahradí příloha v emailu pouze odkazem nebo zda zůstane uložena i v emailu.

outlook_file_to_ic

Jak na uložení emailu v IBM Notes

  1. Na pravé straně v sidebaru vyberte kam budete email ukládat. Na výběr máte Soubory kde můžete volit mezi vašimi soubory a soubory komunity. Nebo můžete uložit do Aktivit ke konkrétní aktivitě nebo konkrétní položce v konkrétní aktivitě.
  2. Chyťte soubor email myší a přetáhněte na požadované místo.

Email se uloží ve formátu EML, který je universální a otevřete ho jak v IBM Notes tak MS Outlook a zřejmě i jiných emailových klientech protože se jedná o universální formát pro uložení emailových zpráv.

Pozn.: Pokud otevřete email s přílohou a kliknete pravou myší na přílohu můžete ji uložit do modulu Soubory v IBM Connections. Stejně tak ji můžete uložit do Souboru uložit pouhým přetažením myši.

email_notes_to_ic

Instalace plug-inu

Články na toto téma vyšly zde před pár lety, ale pro získání představy je můžete použít ikdyž by je bylo potřeba aktualizovat

Zdroje pro instalaci aktuálních verzí je možné stahovat z https://greenhouse.lotus.com/catalog/

Byl pro Vás tento článek užitečný? Pokud ano, budu rád za jeho sdílení a propagaci. Budete-li mít otázky, klidně se ptejte pokusím se odpovědět jak to bude možné.

Leave a Reply