Záložky v IBM Connections

Základní

Záložky na webové stránky jsou fajn a je možné si je ukládat a spravovat v každém webovém prohlížeči. Pokud je ale chcete sdílet s kolegy nebo pracovními týmy, tak zajistit jejich dostupnost a aktuálnost pro všechny nemusí být zrovna jednoduché.

  • Chcete sdílet vaše záložky v týmech nebo třeba jen s kolegy ve firmě?
  • Máte ve firmě IBM Connections?

Pokud je odpověď na výše uvedené otázky ANO, tak následující článek Vám ukáže jak v IBM Connetions vytvářet záložky, sdílet, udržovat a organizovat záložky.

Ruční vytvoření záložek

Ruční vytvoření záložek je asi nejčastější způsob jak uživatelé záložky do Connections přidávají. Postup není nijak složitý:

  1. Pokud můžete IBM Connections používat anonymně, tak se nyní přihlaste, protože jako anonymní uživatel nemůžete vytvářet obsah.
  2. V horním menu najeďte myší na položku Aplikace a vyberte možnost Záložky
  3. Otevře se Vám aplikace záložky, klepněte na tlačítko Přidat záložku a vyplňte údaje o přidávané záložce
    1. Název
    2. Adresa URL
    3. Značky
    4. Popis
  4. Zvolte kam bude záložka umístěná a pro koho bude dostupná. Osobně to dělám tak, že všechny záložky přidávám pouze do služby Záložky a vytvářím ji jako soukromou. Ze služby Záložky ji potom mohu nastavit jako veřejnou nebo ji sdílet do ostatních služeb (Komunity, Aktivity, Blogy)

ic_bookmark_1 ic_bookmark_new ic_bookmark_2

Import záložek

Každý z nás má více či méně záložek uložených ve svém web browser a i tyto záložky může být vhodné mít v IBM Connections.

  1. Vyexportujte záložky z Vašeho web browseru
  2. V aplikaci Záložky klepněte na tlačítko Importovat záložky (pokud již máte vytvořeny nějaké záložky, tak je import „schován“ pod tlačítkem Další akce)
    ic_bookmark_import
  3. Vyberte soubor se záložkami
  4. Zvolte zda importovat všechny záložky nebo vyberte konkrétní záložky pro import
  5. Pokud k importovaným záložkám chcete přidat nějaká klíčová slova, můžete tak učinit právě nyní. Já při těchto importech používám značky „maha“, „import“. To se může hodit pokud děláte import k již existujícím záložkám a následně je chcete pročistit. Pomocí uvedených klíčových slov můžete importované záložky filtrovat.
  6. Pokud nechcete aby záložky byly přístupné pro všechny, tak ponechte zatrženou položku „Importovat jako soukromé“. Sdílet je můžete dodatečně podle potřeby.
  7. Import může nějakou dobu trvat, tak nepropadejte panice, pokud hned neuvidíte importované záložky
    ic_bookmark_prubeh
  8. Pokud vše proběhlo správně, tak nyní máte v seznamu všechny importované záložky
    ic_bookmark_3

Přidání záložky pomocí tlačítka v browseru

Tuto možnost uvítáte v okamžiku kdy jste na nějaké stránce, kterou chcete uložit jako záložku do Connetions. Do vašeho webového prohlížeče si můžete přidat tlačítko pro přidání záložky na aktuální webovou stránku. Celý postup jak tlačítko přidat najdete pod odkazem „Nástroje pro práci se záložkami“ v zápatí IBM Connections.

ic_bookmark_toolforbookmark

Správa záložek

Nyní když máme záložky uloženy v IBM Connections, tak se podívejme jakým způsobem je můžeme spravovat a a používat.

Kategorizace a filtrování

Každá vytvořená záložka může být doplněna o klíčová slova na jejichž základě je možné záložky následně filtrovat výběrem klíčových slov v jejich seznamu nebo vyhledávat pomocí vyhledávacího formuláře.

ic_bookmark_tag

Správa tagů u již existujících záložek

Požadavky na tagování záložek se postupně mění podle aktuálních potřeb a tak se může stát že budete potřebovat změnit, doplnit nebo smazat tagy u již existujících záložek. Záložky můžete spravovat buď individuálně nebo hromadně.

Individuální úprava záložky

Vpravo od záložky klepněte na „Více“ a následně vyberte pod záložkou možnost upravit. V dialogu můžete upravit libovolnou položku záložky.

ic_bookmark_edit

Hromadná úprava záložek

Pokud potřebujete stejnou změnu udělat u více záložek, vyberte požadované záložky a klepněte na tlačítko „Další akce“ a vyberte jednu z možností nabídky:

ic_bookmark_add_tag

ic_bookmark_change_tagic_bookmark_delete_tagic_bookmark_managed_tag

Označení záložky jako veřejná/soukromá

Pokud stejně jako já, vytváříte primárně záložky jako soukromé, může se stát že u některé po nějaké době dospějete k názoru že se může hodit i ostatním a budete ji chtít zpřístupnit všem. Opět nám k tomu poslouží tlačítko „Další akce“ z jehož nabídky vyberete jednu z možností „Označit jako soukromé“ nebo „Označit jako veřejné“.

Sdílení záložek

Záložky uložené v modulu Záložky je možné dodatečně sdílet do Aktivit, Komunit nebo Blogu. Sdílením soukromé záložky se automaticky zpřístupní všem, kteří mají přístup k Aktivitě, Komunitě nebo Blogu kam byla záložka sdílena. Mohlo by být logické, že sdílení bude dostupné přes tlačítko „Další akce“, které jsem používali při předchozích činnostech, ale není tomu tak. Aby bylo možné záložku sdílet, je potřeba vpravo od záložky klepnout na „Více“ a následně z nabídky „Další akce“ vybrat „Přidat do aktivity“, „Přidat do komunity“ nebo „Přidat do blogu“.

ic_bookmark_addto

Odeslání záložky

Chcete-li odeslat nějakou veřejnou záložku někomu dalšímu, můžete tak učinit ze seznamu veřejných záložek. Vedle záložky klepněte na „Více“, vyberte položku „Odeslat oznámení dalším lidem“ a v dialogu vyberte příjemce z uživatelů Connections, upravte email podle vašich představ a odešlete.

ic_bookmark_send

Přístup k záložkám

Přistoupit k uloženým záložkám je možné několika způsoby podle toho zda jsou pouze v modlu Záložky nebo zda jsou přidané do Komunity, Aktivity nebo Blogu odkud jsou potom i dostupné.

Vložení záložek do webové stránky

Provozujte webové stránky a chcete do nich vložit seznam záložek z IBM Connections? Pokud ano, tak tuto možnost máte. Stačí si vyfiltrovat zobrazená záložek tak jak mají být vloženy do webové stránky. Následně pod seznamem záložek klepněte na „Vkládání těchto záložek“ a pokračujte podle instrukcí na stránce.

Tímto způsobem můžete relativně jednoduše například na intranetu publikovat odkazy na manuály aniž by bylo potřeba opakovaně zasahovat do HTML kódu stránky. Stačí u záložek zvolit vhodnou kombinaci klíčových slov (tagů) a při přidání nové záložky s příslušnými tagy bude tato automaticky přidaná i do příslušné webové stránky.

Kde a jak zkoušet

Nemáte-li IBM Connections ve firmě nebo si chcete vyzkoušet práci se záložkami v nějakém „testovací“ prostředí, můžete k tomu využít IBM Connections na server Greenhouse. Jediné co k tomu budete potřebovat je účet na tomto serveru, který si můžete vytvořit zdarma.

Leave a Reply